Prohlížíte si štítky

GTD

Efektivní videokonference a schůzky

10.1.2018 Články, Video
IMG_0475

Ke každodenní pracovní a také soukromé agendě každého z nás, patří plánování schůzek. V pracovním prostředí se scházíme převážně z důvodu konzultací, porady, nabízení služeb a celé řady dalších témat, které potřebujeme navzájem komunikovat. Stejně tak je tomu i v soukromí, kdy například já se čas od času potřebuji sejít s architektem, lékařem, anebo prostě s někým, s kým potřebuji osobně probrat a názorně třeba na výkresu, papíře, anebo v dokumentu ukázat co potřebuji.

Ne vždy v rámci našeho nabitého programu, je možné schůzky plánovat efektivně a to obzvlášť pokud je člověk se kterým se potřebujete sejít z druhého konce republiky. U nás ve firmě potřebuje pracovat na projektech a na poradách konzultovat podklady, výstupy, dokumenty, návrhy a celou řadu dalších věcí. Vzhledem k tomu, že jsme z různých koutů země, nejsou takovéto schůzky vždy reálné zrealizovat a to buď s ohledem na čas, anebo místo.

V uplynulém roce, jsme začali naplno využívat telekomunikáční nástroj Cisco WebEx, který nám výrazně ušetřil čas, snížil náklady na cestování a především zefektivnil procesy naší práce. Jsme tak daleko pružnější, lépe informovaní a rychleji se můžeme posouvat kupředu.

Video představuje popis řešení Cisco WebEx a návod na jeho získání. Tento efektivní telekomunikační nástroj můžete využívat na vašem PC, MacOS a především nově také na všech iOS zařízení!

Může se Vám líbit

GTD aneb práce s prioritami

16.8.2015 Články
101-ideas-negocios

Co je to GTD?

V dnešní době stále častěji používaná anglická zkratka GTD neboli Getting Things Done, se zabývá problematikou metody organizace práce. V překladu Getting Things Done znamená mít vše hotovo. Tuto formulaci nicméně nelze brát doslovně, neboť metoda GTD spíše pomáhá řešit samotný systém toho jak mít to nejdůležitější v nejkratším čase hotovo. Reálně se smiřte s tím, že na konci dne mít všechno hotovo nikdy nebudete. V České republice tuto metodu již delší dobu nejen výborně ovládá, ale také lektoruje Petr Mára. S Petrem se znám již delší dobu z mého působení pro společnost Apple, pro kterou Petr pracuje jako lektor. Metoda GTD je aplikovatelná u téměř jakékoliv administrativní, anebo manažerské činnosti. V podstatě ji tedy může využít a může pomáhat každému z nás. Osobně jsem několikrát narazil na problém, že nejsem schopen v termínech, anebo v požadované kvalitě dokončovat některé z mých úkolů. Pro mne bylo toto uvědomění si stávající situace zřejmě největším osobním pokrokem, kdy jsem začal přemýšlet nad tím jak vše zvládát lépe. V první řadě jsem si musel přiznat, že chyba zřejmě nebude v mém okolí, ale ve mně samém. Uvědomění si problému byla věc jedna, ale samotné řešení už věc druhá.

Není to jen o aplikacích!

Díky tomu, že využívám všechny dostupné a inovativní technologie, představoval jsem si, že prostě jen stáhnu nejlepší možné aplikace pro time management a problém bude z větší části vyřešen. Záhy jsem zjistil, že nejen, že jsem vůbec nic nevyřešil, ale navíc jsem utratil spoustu peněz za aplikace ve kterých jsem se úplně zamotal a kterých dnes využiji ani ne polovinu. K aplikacím, které jsem nakoupil jsem totiž neuměl přiřadit to nejdůležitější a tím je samotný systém a metoda práce s informacemi včetně jejich delegování. Ve své podstatě totiž můžete i nadále používat tužku a papír a pokud jste schopni nad tímto způsobem „ukládání dat“ postavit systém, který pro vás bude fungovat, máte vyhráno.

Nebuďte otroky svých chytrých zařízení

Vzhledem k mojí práci ředitele společnosti, která se zabývá kromě prodeje Apple technologií také inovacemi v průmyslu, školství, sportu a medicíně si musím umět svou každodenní činnost dobře naplánovat a ještě lépe se naučit pracovat s nepřetržitým tokem informací. Moje každodenní činnost spočívá v práci na připravovaných projektech inovací, komunikaci s manažery jednotlivých divizi, státní správou, partnerskými společnostmi a neodmyslitelně firmou Apple, která je nedílnou součástí našich řešení. V dnešní době, kdy většina z nás využívá všechny dostupné technologie k tomu, abychom byli výkonnějšími a rychlejšími si tak paradoxně vytváříme problém, kdy se stáváme otroky chytrých telefonů, tabletů a super výkonných počítačů, kteří již neslouží nám, ale bohužel my jim, protože jsme si je takto nastavili. Využíváním moderních technologií tak již nečekáme na příchod do kanceláře, kde si zkontrolujeme doručenou poštu, ale máme již kdykoliv a kdekoliv tyto informace sebou. Na straně jedné je to nezbytná výhoda, že mohu okamžitě reagovat a komunikovat s okolním světem, na straně druhé se tak stáváme otroky času zařízení, které nám odpírá čas na jiné aktivity, které jsou v danou chvíli prioritní. Je to v podstatě jednoduché pokud vám dorazí denně 100 e-mailů přičemž jednomu emailu se budete věnovat pokaždé kdy vám bude doručen, tak máte problém, protože v průběhu dne budete odskakovat od své práce ke komunikaci, která ve většině případů prostě a jednoduše počká.

Základem úspěchu je mít Systém

U Petra jsem absolvoval v Praze jedno z jeho GTD školení a začal pak hned pracovat na vlastním systému organizace práce. Toto školení všem doporučuji. Petr je špičkovým  školitelem a má dar věci dobře popsat a předat je dál. V rámci školení mi Petr ukázal, jakým způsobem si postavit vlastní systém organizace práce a jak s ním dále pracovat. Pro mne bylo velmi zajímavé seznámení s metodou Mind Mapping, což v překladu znamená myšlenkové mapy. Myšlenkové mapy vám významně pomohou při přípravě nových projektů, kdy jednoduchou metodou tvorby jakéhosi pavouka svých myšlenek postupně a zcela logickou cestou vytváříte úkoly pro váš nový projekt. Ještě po cestě zpět vlakem ze školení z Prahy domů jsem si to musel vyzkoušet na našem novém projektu přípravy workshopu pro průmysl.

Workshop_iPrumysl

Ani jsem moc nepřemýšlel nad tím co a jak mám dělat a pustili jsem se do kreslení toku informací které mě napadaly u jednotlivých kroků, které je potřeba zajistit pro přípravu takovéhoto workshopu. Výsledek byl pro mne hned napoprvé naprosto úžasný. Aplikace kterou mi Petr doporučil umí nejen dobře vizuálně znázornit to co nosíte v hlavě, ale zároveň mi z toho program vytvořil souhrn úkolů, které z této myšlenkové mapy vyplývají. Pak už bylo nasnadě tyto úkoly přenést do nástroje pro projektovou a týmovou spolupráci a delegovat jednotlivé úkoly. Zcela zásadní pro mne bylo, že jsem se již k samotné tvorbě úkolů nemusel vracet a tudíž jsem tento projekt mohl úplně a zcela vypustit z hlavy. V tomto vidím za sebe  velký přínos metody GTD. Tedy jak dostat vše z hlavy tak, ať na to nemusím myslet a nechat systém, aby za mne pracoval a v termínu mi daný úkol, anebo aktivitu připomněl.

Snímek obrazovky 2015-08-16 v 17.01.13

Nevymýšlet vymyšlené

V rámci této nové metody organizace práce je ale potřeba se zcela jinak a to především mentálně nastavit. Moje dosavadní pracovní návyky zaznamenaly výraznou změnu což nepovažuji za nijak vážný problém. Mentální nastavení sebe sama však většinou bývá tím faktorem nezdaru a tedy největšího problému, při implementaci GTD systému. Toto je věc, se kterou se prozatím každý den potýkám a jen striktním nastavením, že takto to prostě musí být je u mne samotného tou jedinou metodou, jak začít tento systém každodenně používat.

Metoda GTD je svým způsobem jen velmi jednoduchý návod na to jak si vytvořit vlastní systém práce. Složité si to pak začneme dělat my sami tím, jak si myslíme, že by se to mělo dělat správně. V mém případě se tak velmi ochotně předávám do rukou těch, pro které tento systém funguje a kteří s ním mají již mnohaleté zkušenosti. Sám jsem teprve na úplném začátku, ale již dnes vidím, že věci mohou fungovat daleko lépe, úkoly být vyřízeny daleko rychleji a najednou i začít mít čas na sebe.

K této problematice se určitě ještě v budoucnu vrátím a popíšu mé zkušenosti. Přikládám odkazy na webové portály, které se  GTD zabývají.

Co to je GTD https://cs.wikipedia.org/wiki/Getting_Things_Done
WebPetra Máry http://petrmara.com/#home
Blog Petra Máry http://blog.petrmara.com
Na kurzy GTD je možné se registrovat zde http://www.elai.cz/workshopy/

 

Může se Vám líbit